Gestión eficiente de pagos pendientes: control y seguimiento exhaustivo para tu negocio

¿Cuál es el significado del estado de «Pendiente»?

El estado «Pendiente» indica que el pago está a la espera de ser validado por el banco. El tiempo de respuesta puede variar según el banco del cliente, aunque por lo general no excede las 24 horas en días laborables.

El pago ha estado pendiente por más de 4 días. ¿Será procesado?

Si bien es preocupante ver que una transacción está pendiente durante mucho tiempo, esto no significa necesariamente que la transacción no se vaya a completar.

En ocasiones, el establecimiento puede demorarse más tiempo en reclamar los fondos de tu cuenta.

No es necesario que tomes ninguna acción en este momento. Solo debes esperar a que las transacciones se completen. Una vez que el establecimiento reclame los fondos, la transacción se finalizará.

Si el establecimiento no reclama los fondos, el dinero se devolverá a tu cuenta en un plazo máximo de 30 días.

El pago ha sido cancelado. ¿Por qué aún aparece como estado «Pendiente»?

En ocasiones, no podemos determinar si un pago ha sido cancelado o no. Esto puede ocurrir debido a problemas con el terminal de pago o con la conexión a internet. Si eso sucede, el pago permanecerá pendiente en tu cuenta.

En la mayoría de los casos, el dinero será devuelto a tu cuenta en un plazo de 15 días.

En ocasiones, este proceso puede demorar hasta 30 días. Esta situación puede ocurrir si tu pago está asociado a una reserva de hotel o a la contratación de servicios de alquiler de coches.

¿Qué origina los pagos atrasados?

Los pagos atrasados ocurren cuando una empresa realiza una compra, contrata un servicio u asume otros compromisos financieros que no son cancelados de inmediato, sino que se posponen para una fecha posterior. Por lo tanto, estos pagos pendientes se mantienen hasta que sean liquidados en el futuro.

Estos compromisos pueden implicar la contratación de servicios con proveedores, contratación de personal, deudas con instituciones bancarias, adquisición de materia prima a crédito, entre otros.

Mientras la empresa no cumpla con estas obligaciones, los pagos atrasados se registrarán en los registros contables.

Importancia de conocer los pagos atrasados

El control de los pagos atrasados permite tener una visión clara de las deudas que la empresa tiene, incluyendo las fechas de vencimiento, los intereses de mora y otros detalles relevantes. Esto permite anticipar las salidas de efectivo a través de una proyección de flujo de caja, lo cual nos permite evaluar si el negocio contará con suficiente efectivo para cumplir con sus compromisos a corto, mediano o largo plazo. Además, esta proyección de flujo de caja nos permitirá conocer el impacto en la contabilidad si los pagos se realizan o no en determinadas fechas.

En este sentido, el adecuado control de los pagos atrasados nos ayuda a evitar intereses o multas por mora, prevenir el fraude financiero y mantener una sólida relación comercial con los acreedores.

¿Cómo administrar los pagos atrasados?

El proceso de gestión de los pagos atrasados varía según las características del negocio y la naturaleza de dichas obligaciones pendientes. Por lo tanto, como punto de partida, es importante tener en cuenta factores como los métodos de pago y los tipos de gastos de tu empresa.

A continuación, te explicaré cómo gestionar los pagos pendientes en 4 pasos:

1. Identifica los gastos de tu empresa

Identifica y proyecta cuáles son las cuentas que tu empresa paga de forma regular y ocasional. Estas cuentas pueden clasificarse en:

• Gastos directos: aquellos que están directamente relacionados con la actividad comercial de la empresa, como la adquisición de materias primas o el pago de comisiones por ventas.
• Gastos indirectos: aquellos que no están directamente relacionados con la actividad comercial, como el pago al personal administrativo o los gastos de mantenimiento.
• Gastos fijos: aquellos gastos cuyos montos se mantienen constantes a lo largo del tiempo y no dependen del incremento o disminución de la actividad comercial. Por ejemplo, los gastos fijos incluyen los servicios básicos y el seguro de los empleados.
• Gastos variables: aquellos gastos que varían según el nivel de actividad comercial. Por ejemplo, los gastos variables abarcan la logística de distribución, las comisiones por ventas o las materias primas.

2. Registra las cuentas impagadas y los pagos futuros

Elabora una lista con todos los gastos identificados que aún no has pagado, así como aquellos que sabes que deberás abonar en el futuro. Para cada uno de estos pagos pendientes, debes incluir la fecha de vencimiento, el monto original, el monto final (incluyendo impuestos, intereses, etc.), el estado del pago y cualquier otra información relevante que consideres necesaria agregar.

3. Realiza un seguimiento constante de los pagos pendientes

Una vez que hayas registrado todos los pagos pendientes, es fundamental llevar a cabo un seguimiento continuo. Debes actualizar periódicamente el estado de tus cuentas y mantener un control actualizado del flujo de efectivo según la dinámica de tus transacciones. Puedes clasificar cada pago como «pagado», «a x días del vencimiento», «con x días de retraso» u otros indicadores. De esta manera, podrás saber qué cuentas están al día, cuáles están atrasadas y las posibles consecuencias de dicha morosidad.

4. Actualiza regularmente el control de los pagos pendientes

Siempre resulta crucial mantener actualizado el registro de los pagos pendientes. Esto se debe a que la empresa adquiere constantemente nuevos compromisos que deberá cumplir en el futuro, a la vez que debe saldar las obligaciones pasadas que van venciendo. Por lo tanto, es esencial llevar un seguimiento actualizado utilizando la conciliación bancaria como herramienta de apoyo.

La conciliación bancaria es un proceso que permite relacionar las transacciones financieras, tanto de entrada como de salida de efectivo, con los movimientos bancarios de una o varias cuentas. Este control de los pagos pendientes a través de la conciliación bancaria brinda la posibilidad de verificar qué cuentas se encuentran al día y cuáles no. Además, permite identificar los movimientos utilizados para saldar las obligaciones, asegurando así un control total.

Generalmente, las empresas suelen utilizar Excel para registrar los pagos pendientes. Sin embargo, esta herramienta puede resultar complicada y problemática. Esto se debe a que Excel requiere un alto nivel de aprendizaje, aumentando la posibilidad de cometer errores humanos difíciles de detectar. Además, no proporciona un respaldo seguro para garantizar la protección de los datos.